성공적인 대관을 위한 체크리스트 - 회의 및 행사 요구사항 결정 편

2023-04-13
조회수 598

안녕하세요 스페이스코웍입니다. 엔데믹이 되면서 오프라인 회의가 많아지고 있습니다.

오랜만에 회의를 예약하려고 하니 어떤 것부터 생각해야 할지 막막하신가요?

걱정 마세요! 스페이스코웍에서 성공적으로 대관을 진행할 수 있도록 꿀팁들을 시리즈 별로 소개해 드리려고 합니다.

 회의 및 행사 등 요구 사항 및 결정에는 어떤 체크리스트가 있을지 지금 바로 확인해 보세요!




목차

1. 체크리스트는 왜 필요할까?

2. 성공적인 대관을 위한 회의 및 행사 등의  체크리스트는?

3. 성공적인 대관을 위한 회의 및 행사의 최적의 공간은?



01. 체크리스트는 왜 필요할까?


회의 및 행사를 할 때 매번 처음 하는 것처럼 막막하고, 신경 쓸게 많아 머리 아프고, 시간에 쫓겨 한두 가지씩 빠뜨리는 실수를 경험하셨죠? 이런 문제를 해결하는 방법은 무엇이 있을까요?

체크리스트를 작성하는 것입니다.

애플의 전 CEO 스티브 잡스는 제품 공개 행사시 철저한 준비를 하는 것으로 유명했습니다. 비밀에 쌓인 신비로운 분위기를 위해 디테일을 챙겼는데요, 참가자들의 입장에서 시간표, 화장실 안내, 장소 등을 미리 세팅하는 것은 기본이고, 돌발 상황을 대비하기 위해 여분의 슬라이드 리모컨, 건전지, 발전기까지 준비하는 철저함을 보여주었습니다. 1시간의 행사를 위해 수많은 시간을 준비하고 또 준비하죠. 이처럼 행사의 성공 단락을 결정하는 것은 90%의 준비 단계일지도 모르겠습니다. 그런 준비단계를 쉽게 도와주는 역할, 행사 준비 체크리스트입니다. 

잘 만들어진 체크리스트 하나, 행사의 판도를 뒤집을 수 있답니다.  


■ 준비 사항 파악: 이를 통해 빠뜨리는 것이 없도록 철저히 준비해야겠죠?


■ 시간 절약: 대관을 위한 준비가 빠르게 이루어질 수 있습니다. 미리 필요한 준비물들을 체크하면 대관 당일에는 준비물을 찾는 데 소비하는 시간을 절약할 수 있습니다.


■ 실수 방지: 체크리스트에 따라 준비를 하면 빠뜨린 것이 없도록 체크할 수 있고, 이를 통해 대관을 원활하게 진행할 수 있습니다.


■ 주기적인 대관 시 편리한 이용 가능: 대관을 위해 필요한 사항들이 매번 같은 경우가 많기 때문에, 체크리스트를 활용하여 미리 준비해놓으면 번거로움을 줄일 수 있습니다.


02. 성공적인 대관을 위한 회의 및 행사 등의  체크리스트는?


대관 규모

■ 참석자 수: 참석자 수에 따라 장소가 달라지기 때문에 인원수에 맞는 적절한 공간을 선정해야 합니다!


■ 회의 목적: 강의, 세미나, 워크숍, 인터뷰 등 회의 목적에 따라 다양하게 있습니다. 모임의 성격에 따라 미리 사전 준비해야 하는 부분이 달라지기 때문인데요. 모임의 목적을 사전에 미리 파악하는 게 중요합니다.


■ 참석자 편의성 : 모임 행사를 시작하기 전에 먼저 행사장에 도착하는 인원들을 위한 라운지 시설이 구비되어 있는지 살펴보는 것 또한 필수 요소입니다. 


장비 요구 사항

■ 디스플레이 : 어떤 행사든지 필수적으로 필요한 것이 바로 발표 자료, 동영상, 사진을 띄울 수 있는 빔프로젝터 또는 TV 모니터는 필수입니다. 노트북에 따라 HDMI 및 젠더 등이 준비되어 있는 곳을 추천합니다.


■ 음향시설 : 대규모 행사를 진행할 때, 교육을 할 때 찾는 것이 마이크 음향시설은 필수입니다. 기동성을 위해서는 유선보다는 무선이 좋겠죠? 


■ 화이트보드 : 특히 세미나 또는 사업설명회 같은 행사를 준비하시는 분들이 필수적으로 체크해야 하는 상황입니다. 참가자가 잘 보이는 곳에 위치할 수 있게 움직일 수 있는 화이트보드가 좋겠죠?


■ 기가 인터넷: 노트북을 활용한 교육을 하거나 참가자의 편의성을 위해서 와이파이 사용 여부 및 속도가 빠른지 기가 인터넷 여부 확인해 보세요.


■ 냉난방기 : 사람들이 모여있으면 덥기 마련입니다. 사계절을 막론하고, 냉난방기 여부는 중요합니다. 냉난방기는 몇 개나 설치되어 있는지, 위치는 어디에 있는지, 직접 작동할 수 있는지 확인해 보세요. 


■ 인쇄 가능 여부 : 갑자기 필요한 행사 안내문, 예기치 못한 강의자료 출력. 행사 장소에서 해결할 수 있는지 체크해 보세요.


■ 노트북 대여 : 발표 자료를 띄워야 하는데 노트북을 깜박하고 놓고 오셨을 경우가 있습니다. 그럴 때 빌릴 수 있는지 미리 확인해 보세요. 


장소 요건

■ 접근성: 접근성이 좋은 장소를 확인하기 위해서는 대중교통 이용이 쉬운 곳 또는 찾기 쉬운 랜드마크가 있는 곳이 있겠네요. 타지에서 오는 참가자만 많다면 기차역, 버스 터미널 등과의 이동 소요시간, IC와의 거리를 체크하는 것도 방법입니다. 


■ 주차: 행사 시작도 전에 주차 때문에 스트레스 받으시는 분들 많이 계셨죠? 행사 참석자에 맞게 충분한 주차 공간이 마련되어 있는지, 위치는 어디인지 미리 파악해 보세요. 


■ 대중교통: 가까운 거리에 버스 정류장이 있으면 대중교통을 이용하는 참석자가 편리하겠죠?


03. 성공적인 대관을 위한 회의 및 행사의 최적의 공간은? 



전북혁신점


[라운지]

■ 사용목적 : 기업행사, 사내 워크샵, 간담회, 용역보고회, 사업/창업/투자설명회, 대형 회의, 프로젝트 회의, 포럼

■ 수용인원 : 최대 70명 수용 

■ 이용금액 : 100,000원 / 시간당(VAT 포함)

■ 편의시설 : 대형 빔프로젝터, 화이트보드, HDMI 케이블, 냉난방기, 초고속 와이파이, 초고속 인터넷, 지하주차장


[워룸]


■ 추천고객 : 프로젝트 회의, 팀 미팅, 인터뷰, 스터디 모임, 커뮤니티 모임

■ 수용인원 : 최대 8명 수용

■ 이용금액 : 35,000원 / 시간당(VAT 포함)

■ 편의시설 : 초고속 와이파이, 프리미엄 원두커피, 각종 차, 대형 TV, 화이트보드, 개별 콘센트, 냉난방기, HDMI 케이블


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전북도청점


[세미나1실]

■ 사용목적 : 기업행사, 사내 워크샵, 간담회, 용역보고회, 사업/창업/투자설명회, 프로젝트 회의, 포럼

■ 수용인원 : 최대 25명 수용

■ 이용금액 : 74,000원 / 시간당(VAT 포함)

■ 편의시설 : 85인치 TV 슬라이드, 화이트보드, HDMI 케이블, 냉난방기, 초고속 와이파이, 초고속 인터넷, 프리미엄 원두커피, 각종 차, 지하주차장


[세미나2실]

■ 사용목적 : 강의, 교육, 포럼, 프로젝트 회의, 보고회

■ 수용인원 : 최대 10명 수용

■ 이용금액 : 42,000원 / 시간당(VAT 포함)

■ 시설 : 55인치 TV 스크린, HDMI 케이블, 화이트보드, 초고속 와이파이, 프리미엄 원두커피, 각종 차, 지하주차장, 냉난방기


[세미나3실]


■ 사용목적 : 강의, 교육, 포럼, 프로젝트 회의, 보고회

■ 수용인원 : 최대 10명 수용

■ 이용금액 : 42,000원 / 시간당(VAT 포함)

■ 시설 : 55인치 TV 스크린, HDMI 케이블, 화이트보드, 초고속 와이파이, 프리미엄 원두커피, 각종 차, 냉난방기


[세미나4실]


■ 사용목적 : 강의, 교육, 포럼, 소규모 회의, 1:1미팅, 보고회

■ 수용인원 : 최대 6명 수용

■ 이용금액 : 29,000원 / 시간당(VAT 포함)

■ 시설 : 화이트보드, 초고속 와이파이, 프리미엄 원두커피, 각종 차, 냉난방기


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전주캠퍼스점


[보드룸]

■ 사용목적 : 프로젝트 회의, 대규모 회의, 대규모 세미나, 대규모 행사

■ 수용인원 : 최대 50명 수용

■ 이용금액 : 105,000원 / 시간당(VAT 포함)

■ 편의시설 : 초고속 와이파이, 프리미엄 원두커피, 각종 차, 대형 TV, 화이트보드, 개별 콘센트, 냉난방기, HDMI 케이블


[워룸1]

■ 사용목적 : 프로젝트 회의, 팀 미팅, 인터뷰, 스터디 모임, 커뮤니티 모임

■ 수용인원 : 최대 10명 수용

■ 이용금액 : 46,000원 / 시간당(VAT 포함)

■ 편의시설 : 초고속 와이파이, 프리미엄 원두커피, 각종 차, 65인치 스크린, 화이트보드, 테이블 매립형 콘센트, 냉난방기, HDMI 케이블


[워룸2]

■ 사용목적 : 유튜브 촬영, 스튜디오 촬영, 프로젝트 회의, 팀 미팅, 인터뷰, 스터디 모임, 커뮤니티 모임

■ 수용인원 : 최대 10명 수용

■ 이용금액 : 46,000원 / 시간당(VAT 포함)

■ 편의시설 : 초고속 와이파이, 프리미엄 원두커피, 각종 차, 65인치 스크린, 테이블 매립형 콘센트, 냉난방기, HDMI 케이블


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성공적인 회의와 행사를 준비하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 하지만 성공적인 대관을 위한 체크리스트 시리즈를 보신다면! 

더욱 완벽하게 준비할 수 있습니다. 다음 포스팅에서는 편의 시설에 대해 자세히다를 예정입니다.




☎전북혁신점 : 063-222-6145

☎전남혁신점 : 061-332-0304

☎전북도청점 : 063-222-3590

☎전주캠퍼스점 : 063-237-4116

전북혁신본점

전북 완주군 이서면 안전로 139 황금빌딩 1,5층

063-222-6145

교육 문의 campus@spacecw.com

전남혁신점

전남 나주시 배멧 2길 25, 스페이스코웍 빌딩

061-332-0304

솔루션 문의   solution@spacecw.com

전북도청점

전북 전주시 완산구 홍산로 275 춘광빌딩 2층

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제휴문의   share@spacecw.com

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전북 전주시 덕진구 오공로 37, 상진빌딩 5층

063-237-4116

상담시간 평일 09:00 - 18:00 

(점심시간 12:00 - 13:00)


* 오피스 및 모임공간 24시간 무인 운영

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* 오피스 및 모임공간 24시간 무인 운영

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