성공적인 대관과 모임을 위한 체크리스트 - 편의시설 편 : 스페이스코웍 Best of Work

코웍스토리

성공적인 대관과 모임을 위한 체크리스트 - 편의시설 편

2023-04-26

안녕하세요 스페이스코웍입니다.

지난 예산설정 편에 이어 성공적인 대관과 모임을 위한 체크리스트를 알려드릴 텐데요.

대관을 예약하실 때, 공간 크기 및 예산만 확인하고 부가적인 사항들은 대부분 체크하지 못하시는데요.

성공적인 대관과 모임을 위해서 편의시설이 왜 중요한지, 어떤 항목을 체크해야 하는지 알려드리겠습니다:D

👉성공적인 모임을 위한 회의 및 행사 요구사항이 궁금하다면?

👉성공적인 모임을 위한 예산 설정 방법이 궁금하다면?

목차

1. 성공적인 대관과 모임을 위해 편의시설은 왜 중요할까?

2. 성공적인 대관과 모임을 위한 편의시설 체크리스트는?

3. 성공적인 대관과 모임을 위한 편의시설을 갖춘 최적의 장소는?

01. 성공적인 대관과 모임을 위해 편의시설은 왜 중요할까?

대관 편의시설은 대관하는 공간의 성격과 목적에 따라 매우 중요합니다.

이는 모임을 성공적으로 개최하기 위해 필수적인 요소 중 하나이기 때문입니다.

성공적인 대관/모임을 위해 편의시설이 중요한 이유는?

참석자의 만족도 향상: 행사 참석자들은 편안하게 참여할 수 있는 환경을 원합니다. 따라서 대관 행사장에서 제공하는 편의시설이 적절하고 편리하다면 참석자들의 만족도가 향상됩니다.
행사 진행의 원활성: 적절한 편의시설이 제공된다면, 행사 진행에 있어서도 원활성이 증가합니다. 예를 들어, 발표자나 프레젠테이션을 하는 경우 오디오 및 비디오 장비가 제공되면 참석자들이 내용을 더 잘 이해할 수 있고, 회의나 세미나를 진행하는 경우 의자와 테이블이 제공되면 참석자들이 편하게 참여할 수 있습니다.
참석자들의 안전 보장: 대관 행사장에서는 참석자들의 안전을 보장해야 합니다. 따라서 적절한 화재 대비 시설, 비상용 출구 등이 제공되어야 합니다.
주최자의 신뢰도 향상: 적절한 편의시설을 제공하는 대관 시설은 참석자에게 믿음과 신뢰를 줍니다.

따라서, 대관 편의시설은 대관 행사의 성공과 대관 시설의 평판에 큰 영향을 미치므로, 이를 충분히 고려해야 합니다.

02. 성공적인 대관과 모임을 위해 편의시설 체크리스트는?

TIP1. 모임 기획하기

성공적인 대관과 모임을 위해 편의시설을 확인하기 위해서는 모임의 기획 단계부터 시작합니다.

기획 단계를 꼼꼼히 진행하면 어떠한 편의시설이 필요한지 확인하고 체크할 수 있습니다.

대관 목적 : 대관을 진행하는 목적이 무엇인지 정확하게 파악해야 합니다. 워크샵, 세미나, 회의, 교육 등 목적에 따라 테이블 배치나 필요 공간이 상이할 수 있으니 필수적으로 확인 필요합니다.
참가자 수 및 모임 규모 : 참가자의 수를 파악해야 공간 크기, 인테리어, 별도의 대기공간 등이 달라질 수 있습니다.
모임 일정 : 일정을 파악해야 필요한 편의시설 및 공간을 선택할 수 있는데요., 공간에 따라 편의시설 사용이 제한되거나 수량이 한정될 수 있으니 일정이 확정될 경우 빠르게 예약하는 것이 필수입니다.
모임 진행 방식 : 동일한 대관 목적이어도 진행하는 방식에 따라 편의시설이 다양할 수 있습니다. 예를 들어 면접을 진행할 시 다대다, 다대일, 일대일 면접 등, 면접 형식이 다르면 진행 방식도 상이한데요. 대기공간이 필요한지, 테이블 및 의자는 어떻게 배치해야 하는지 등, 정확한 진행 방식을 파악해야 현장에서 원활한 모임을 진행할 수 있습니다.

TIP2. 편의시설 장소 체크하기

위치 및 주차공간 : 공간을 선택할 때에는 우선적으로 참가자들이 접근성이 편리한 위치인지 확인해야 되는데요. 대중교통으로 오기 편리한 위치인지, 주차 시설은 잘 되어 있는지, 주차 비용은 유료인지, 주차 대수는 몇 대가 가능한지 파악해야 합니다.
냉난방시설 : 대관 시설에서는 적절한 냉난방 시설이 필수입니다. 이는 행사가 원활하게 진행될 수 있도록 도와주며, 참석자들의 편의를 위해 필요합니다.
안전한 환경 : 대관 시설에서는 참석자들의 안전을 위해 적절한 안전시설이 제공되어야 합니다. 화재 대비 시설, 비상용 출구 등이 포함되니 사전에 체크해야 할 사항입니다.
공간 크기 및 인테리어 : 참가자들을 다 수용할 수 있는 공간인지, 모임 목적에 맞는 인테리어인지 파악해야 합니다. 공간 인테리어는 참가자들의 집중력에 크게 영향을 미치니 적합한 인테리어인지 확인해야겠죠.
화장실 : 공간 대여를 하면서 가장 많이 듣는 질문이 화장실이 어디인가요?입니다. 행사하는 장소와 화장실이 멀다면 불편함이 이만저만 아니죠. 미리 화장실 개수와 위치를 파악해 보세요. 미리 파악한 장소를 행사 시작 전 또는 당일에 안내하면 훨씬 안내가 매끄러워지겠죠?
대기공간 : 면접이나 교육 등을 진행할 때 면접자나 강사나 별도로 대기하는 공간이 있으면 모임의 퀄리티가 높아질 것입니다. 별도의 대기공간이 없다면 대기공간으로 사용할 수 있는 대체 공간이 있는지 파악하는 것도 요령입니다.
휴게공간 : 모임의 일정이 길면 참가자들은 지칠 수 있는데요. 그렇기 때문에 별도의 휴게 공간을 준비하여 안내드리면 만족도는 향상될 것입니다. 추가적으로 중간에 별도의 휴게공간을 주는 것도 좋은 팁입니다.

TIP3. 편의시설 장비

테이블, 의자 : 참석자들이 편안하게 앉아서 행사에 참여할 수 있는 의자와 테이블이 필요합니다. 이는 회의, 세미나, 강연, 식사 등의 행사에서 필수적인 편의 시설입니다.
음향 장비 : 면적이 넓은 공간에서 진행자의 목소리를 전달하기 위해서는 음향 장비는 필수입니다. 오디오 앰프 시설, 유/무선 마이크, 발표 자료에 소리가 삽입되어 있다면 해당 항목도 체크해야 합니다.
인터넷 유무 : 대부분의 행사에서는 인터넷 연결이 필요한데요. 이는 발표자가 인터넷을 통해 자료를 보여주거나, 참석자들이 행사 관련 정보를 검색하거나, 실시간으로 행사를 온라인으로 공유하기 위해 필요합니다. 추가적으로 인터넷 속도는 원활한지 체크해야 합니다.
디스플레이 유무, 형태 : 참석자들에게 발표 자료를 공유하기 위해서 디스플레이 체크는 필수입니다. 빔 프로젝터, TV 스크린이 설치되어 있는지, 발표 자료는 어떻게 지참해서 가져가야 하는지 사전에 파악해야 합니다.
조명 장비 : 행사장에서는 적절한 조명 시스템이 필요합니다. 이는 참석자들이 내용을 더욱 명확하게 이해할 수 있도록 도와주고, 또한 행사장에서의 안전을 보장하기 위해 필요합니다.
OA 시설 : 모임을 진행할 때에는 예기치 못한 돌발 상황이 발생되기 마련입니다. 갑자기 필요한 행사 안내문, 예기치 못한 강의자료 출력. 행사 장소에서 해결할 수 있는지 체크해 보세요. 인쇄는 해야겠고 근처에 인쇄소도 없다면 행사 당일 당황스러우실 거예요.
기타 장비 : 대관하는 공간에 따라 다양한 장비들이 필요할 수 있습니다. 예를 들어, 토글스위치, 블루투스 스피커, 보안 카메라, 냉장고, 전자레인지 등 필요한 추가 장비가 있는지 체크하고 대관 장소에 구비되어 있는지 파악해야 합니다.

대관 편의시설 장비는 대관하는 공간의 종류나 용도에 따라 다양하게 사용될 수 있으며, 필요한 장비를 미리 확인하고 예약하는 것이 좋습니다.

03. 성공적인 대관과 모임을 위해 편의시설을 갖춘 최적의 장소는?